Mit Web-to-Print erstellen Sie mit wenigen Klicks individualisierte Werbemittel für Ihr Unternehmen auf Basis vordefinierter Vorlagen (Templates).
Warum ist Web-to-Print für Sie wichtig?
Ihre Top 10 Vorteile durch Web-to-Print
Wesentliche Komponenten in der Übersicht
Für wen eignet sich die Technologie?
Kosten- und Prozessoptimierung
Was ist der Unterschied zwischen Web-to-Print und Web-to-Publish?
Welche Kostenmodelle werden angeboten?
Wie sieht eine Software-Lösung aus?
Web to Print, auch Web2Print oder W2P genannt, ist eine einfache und kostengünstige Lösung zur Produktion personalisierter Drucksachen für Ihr Unternehmen. Ortsunabhängig können Individualisierungen von Druckvorlagen, sogenannten Templates, digital vorgenommen werden. Durch die automatisierte, internetbasierte Übermittlung von Druckdaten erleichtern Web to Print Lösungen das Drucken personalisierter Werbemittel und Produkte und verschlanken das Management und die Kommunikationsprozesse zwischen Ihren Vertriebs- und Absatzpartnern, Niederlassungen, Filialen und der zentralen Marketingabteilung. Außenstellen können die Vorlagen für Druckprodukte und Artikel frei nach Ihren Bedürfnissen und den eigenen Kunden einfach anpassen und drucken lassen, ohne sich unnötige Gedanken über das richtige Design zu machen. Vorkenntnisse sind hierfür nicht notwendig, da die Wahrung des Corporate Designs durch die Vorlagen der Brand immer gewährleistet wird. Ein Web to Print Shop wird genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt und umfasst eine Vielzahl möglicher Leistungen: Plakate, Flyer oder Visitenkarten (Geschäftsausstattung) lassen sich genauso einfach erstellen und drucken wie Aufsteller oder Verkaufsunterlagen. Die Druckdokumente werden noch im System überprüft und an die Druckerei übermittelt oder können über die Web-to-Print Software direkt heruntergeladen werden. So gelingen dem Marketing erfolgreiche, dem Corporate Design getreue, Kampagnen, die sich an den Bedürfnissen der Kunden vor Ort orientieren.
Die Vorteile von Web-to-Print Shops sind vielfältig. Doch passt ein Web to Print System wirklich zu Ihrem Unternehmen? Wann lohnt es sich wirklich in eine Web to Print Software zu investieren?
Web-to-Print-Lösungen sind in dem Moment für Ihre Brand von Vorteil, wenn Sie Interesse an erfolgreichem Management von Kampagnen für das lokale Marketing (Anpassung an die Kunden vor Ort) bzw. Marketingautomation haben, welche so genau wie möglich auf Ihre Vertriebs- und Absatzpartner, Niederlassungen und Filialen zugeschnitten sind. Das kann bei einer Vielzahl von Außenstellen problematisch werden. Dank einer Web2Print Software können Vertriebspartner allerdings einfach basierend auf Ihrem aktuellen Bedarf Drucksachen bestellen und dem Kunden vor Ort genau das bieten, was diese brauchen. Durch diese eigenverantwortlichen Individualisierungsmöglichkeiten der Vorlagen wird die zentrale Marketingabteilung entlastet und kann ihre Kapazitäten größeren Projekten zuwenden. Außerdem kommt es durch das einfache Erstellen von Drucksachen und die direkte Übermittlung der Druckdaten an die Druckerei zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen. Dadurch ist Web-to-Print nicht nur schnell, einfach und stärkt die Eigenverantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter, sondern schlägt sich auch in Ihren Umsätzen nieder.
Unkompliziert in der Anwendung und ein verschlankender Faktor bei Workflow und dem unternehmensinternen Management – diese Funktionen sollte die optimale Web to Print Lösung mit sich bringen. Doch auch darüber hinaus gibt es zahlreiche Funktionen, die Unternehmen durch die verschiedene Anwendungs- und Modifizierungsmöglichkeiten von Web2Print Shops zu Ihrem eigenen Vorteil nutzen können. Doch wie sehen diese im Detail aus?
Für eine erfolgreiche Web-to-Print Lösung sollten die einzelnen Komponenten und Funktionen von Web to Print optimal auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sein.
Editor
Die Layout Engine, sozusagen der Editor dient dazu, die eingespeisten Text- oder Bildinformationen in für die Wiedergabe auf einem Bildschirm oder Printerzeugnis darzustellen. Hier findet die Gestaltung der Produkte statt. Der Editor bietet verschiedene Funktionen, die einfach zu bedienen sind. Hier werden zum einen personalisierte Drucksachen im Web2Print Shop angemessen dargestellt. Gleichzeitig werden die Druckdokumente auf ihre Umsetzbarkeit überprüft. Die Gestaltung findet hierbei anhand von bereitgestellten Vorlagen (Templates) statt. Somit kann die Kommunikation und das Management für die komplette Brand einheitlich ablaufen.
Online Shop
Der integrierte Shop für die verschiedenen Artikel des Web2Print ermöglicht das unkomplizierte Bestellen von Drucksachen. Dabei ist nicht nur der Aufenthaltsort der Person irrelevant, die die Bestellung aufgibt, sondern auch die Frage, ob es sich um Lagerware oder um individualisierte Artikel handelt. Gleichzeitig können innerhalb des Shops zahlreiche regulative Funktionen, wie das Management der Dienstleister, der Freigaben oder die Benutzerverwaltung vereint werden.
Analyse/ Controlling
Durch bedienungsfreundliche Reporting-Tools ist die Analyse der Aktivitäten im Web-to-Print System jederzeit und unkompliziert möglich. Hier können Unternehmen die Marketingaktivitäten ihrer einzelnen Vertriebspartner/ Niederlassungen/ Filialen beobachten: Wer bestellt wann welche Werbemittel – und wer nicht? Durch die gezielte Analyse kann direkt interveniert und dort Hilfestellung und weiterer Service angeboten werden, wo diese benötigt wird. Zudem bietet es genügend Daten, um künftige Ausgaben im Marketing für Printprodukte zu kalkulieren.
Ein Web-to-Print Shop stößt besonders im Management von dezentral organisierten Unternehmen auf große Begeisterung. Fernab der Zentrale und unabhängig von Zeitzonen lassen sich über ein Web2Print-System Druckprodukte einfach erstellen und bestellen. Außendienstler können so problemlos Drucksachen wie Visitenkarten oder Aufsteller nach ihrem Bedarf anfertigen und nachbestellen. Branchen, in denen eine Web-to-Print Lösung den Arbeitsalltag erleichtern und bereichern kann, sind vielseitig:
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Günstig, schnell, einfach – all das bieten passende Web to Print Lösungen. Durch das Zurückgreifen auf vorgefertigte Vorlagen (Templates) entfallen Korrekturschleifen zwischen Grafik und der Marketingabteilung. Prozesse werden verschlankt, Absprachen überflüssig. Dadurch können die Kapazitäten im Marketing effizienter eingesetzt werden. Durch automatische Übernahmen aus anderen Systemen müssen Adressdaten nicht händisch in das Web-to-Print-System eingespeist werden und könnten direkt in die Produkte übernommen werden, sodass die Fehlerquote sinkt. Außerdem überprüfen Web to Print Shops die Qualität und das Design der Druckdaten, bevor diese direkt an die Druckerei vermittelt werden. Somit wird der Druck von Werbemitteln für die Unternehmen effizient und kostengünstig durchgeführt.
Beispielrechnung zur Erstellung einer Anzeige mit und ohne Web-to-Print-System:
| Aktivität | Manuell (in Minuten) | Automatisch (in Minuten) |
|---|---|---|
| Anfrage bei Marketing / Web-to-Print-System | 15 | 5 |
| Aufbau der Anzeige | 60 | 15 |
| Versand PDF an Auftraggeber | 5 | 0 |
| Korrekturen | 25 | 0 |
| Übergabe finale Druckdokumente an Auftraggeber | 5 | 0 |
| Druckfreigabe durch Auftraggeber | 5 | 5 |
| Weiterleitung an Druckdienstleister/Kunde | 5 | 5 |
| Gesamt | 120 | 30 |
| Kosten pro Anzeige (Stundensatz: 70,00 EUR) | 140,00 EUR | 35,00 EUR |
Web-to-Print und Web-to-Publish werden oft mit einander assoziiert. Doch worin besteht der Unterschied zwischen den Systemen? Ein Web to Publish System dient dazu, Inhalten über ein zentrales System zu publizieren. Dabei ist unerheblich, ob es sich um das Design von Druckerzeugnissen, Websites oder Apps handelt. Im Gegensatz dazu setzen Web-to-Print Lösungen in das System eingespeiste Informationen ausschließlich auf Druckprodukte um. Damit ist Web-to-Print ein Teilbereich von Web-to-Publish.
Die Verantwortung zur Erstellung der einzelnen Drucksachen wird immer mehr an den Anwender übertragen. Vorlagen können gemäß des Corporate Design der Brand digital individualisiert werden und können unabhängig von der Marketingabteilung automatisiert innerhalb des Shops bestellt werden.
Während früher der reine Druck im Vordergrund stand, werden diese Werbeformate heute auch vermehrt digital genutzt. So können mittels der verschiedenen Funktionen im Web-to-Print System unterschiedlichste Dateiformate (z. B. PDF, JPG) erstellt werden.
Mittels disproportionaler Skalierung kann der Anwender individuell und digital die Größe eines Templates innerhalb des Shops beeinflussen. So können z. B. Anzeigen in Höhe und Breite beliebig bearbeitet werden. Texte und Bilder werden individuell skaliert und positioniert, trotzdem wird bei allen Veränderungen das Corporate Design der Brand eingehalten.
Sie möchten eine Web-to-Print Software in Ihrer Brand integrieren? Dann wählen Sie ausgehend von Ihrer Kalkulation ein Kostenmodell.
Kauf
Beim Kauf eines Web-to-Print-Systems erstehen Sie alle vom Anbieter gebotenen Leistungen mit einer einmaligen Zahlung. Neben dem Web-to-Print Programm selbst sind in einem Kauf meist andere Leistungen wie ein umfassender Service, Support, Performance Checks, Schulungen der Mitarbeiter und Consulting enthalten. Der Kauf einer Web-to-Print-Lösung mag das teuerste Kostenmodell sein. Dafür bietet es Ihrer Brand aber die umfassendsten Leistungen.
Miete
Manche Anbieter ermöglichen es Kunden, die Lizenzen eines Programmes nicht zu einem hohen Preis zu kaufen, sondern zu monatlichen Zahlungen zu mieten. Dadurch bleiben die Kosten des Web-to-Print Programmes übersichtlicher und lassen sich besser kalkulieren. Allerdings kann es bei langfristigen Mietungen dazu kommen, dass die monatlichen Beiträge in ihrer Gänze den einmaligen Kaufpreis übersteigen.
Beteiligung an Bestellvolumen
Bei einer Beteiligung am Bestellvolumen kommt es zu niedrigen bis gar keinen Investitionskosten für das Web-to-Print-System. Dieses wird dem Unternehmen vom Web to Print Anbieter zur Verfügung gestellt. Im Gegenzug zahlt die Zentrale eine „Handlingpauschale“ an den Anbieter des Web2Print Systems, die an das Bestellvolumen gekoppelt ist. Das Unternehmen willigt also ein, den Web-to-Print Anbieter mit einem geringen Prozentsatz am Umsatz jeden Drucks zu beteiligen, der bei den Bestellungen über das System entsteht.
Basierend auf Ihren unternehmenseigenen Anforderungen an Web-to-Print Lösungen kann der Umfang von einem Web-to-Print-System ohne Probleme angepasst werden. Je nach Anforderungen werden die verschiedenen Elemente des Web2Print Systems auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.
Die Funktion mit dem einfachen und sicheren Bearbeitungswerkzeug für die optimale Editierung Ihrer Dokumente. Der Schritt für Schritt Assistent begleitet Sie online durch die Personalisierung Ihrer Drucksachen und beinhaltet die Möglichkeit, Bilder, Textbausteine und Grafiken in die Vorlage einzufügen und diese gezielt zu bearbeiten. Bei all diesen Schritten müssen Sie sich keine Sorgen um das Design machen. Mit Hilfe der Vorschaufunktion erhalten Sie bei jeder Änderung auch ein direktes Feedback direkt in der Plattform.
Diese Funktion eignet sich für die optimale und zielgerichtete Kommunikation zwischen Ihren Vertriebs- und Absatzpartnern, Niederlassungen oder Filialen und den Druckdienstleistern. Über das offene Eco-System können beliebige Druckdienstleister an das Marketing Portal angebunden werden und somit Bestellungen sowie Statusübermittlungen online ausgetauscht werden.
Das Key-Feature für die optimale Überwachung und das allgemeine Management Ihrer Bestellvorgänge. Der Freigabeprozess erfolgt über eine zentrale Stelle im Unternehmen und bietet damit eine absolute Durchsicht und Kontrolle. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Auftrag automatisiert an den zuständigen Druckdienstleister weitergeleitet oder bei Bedarf storniert.
Die Ausgestaltung einer passenden Web-to-Print Lösung kann sehr vielfältig ausfallen. Trotzdem lassen sich verschiedene Geschäftsmodelle basierend auf Ihrer Verfügbarkeit in drei Kategorien gliedern:
Lizenzbasierte (kommerzielle) Programme
Bei lizenzbasierten Web-to-Print Programmen handelt es sich um klassische Software Anwendungen, die von Unternehmen erworben werden. Mit dem Kauf der (Einzel-)Lizenz ist es möglich, das Programm intern zu installieren. Bei einer guten Betreuung kann die Web-to-Print Software genau auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings können lizenzbasierte Web to Print Lösungen mit hohen Kosten verbunden sein.
Open Source Programme
Da Open Source Programme nicht kommerziell vertrieben werden, sind sie zu großen Teilen kostenlos. Dadurch können Open Source Web-to-Print Lösungen die günstigste Möglichkeit sein, auf die Vorteile dieser Technik zuzugreifen. Doch, um allen Mitarbeitern einen optimalen Umgang mit dem Programm gewährleisten zu können, müssen Kosten für Schulungen einkalkuliert werden. Daher bieten sich Open Source Web-to-Print Softwares vor allem dann an, wenn die Mitarbeiter ausreichende IT-Kenntnisse vorweisen und sich so selbst mit den Programmen vertraut machen können.
SaaS-Angebote
Bei sogenannten Software as Service Angeboten (SaaS) werden Cloud-Programme genutzt, die online als Web-App zur Verfügung gestellt werden. Über individuelle Benutzerkonten greifen Mitarbeiter online und standortunabhängig auf den Service eines SaaS-Angebotes zurück. Statt wie bei einer lizenzbasierten Lösung einmalig eine hohe Summe zu bezahlen, setzen SaaS-Angebote meist auf geringere monatliche Beiträge. Essenziell für die erfolgreiche Integration eines SaaS-Angebotes in den Workflow ist allerdings eine durchgängig bestehende Internetverbindung in ausgezeichneter Qualität, die das Arbeiten online ermöglicht.
Web-to-Print ist eine Technologie, die den Anwendern Funktionen bietet, um einfache Anpassungen (Textänderungen, Bildaustausch) an einer Vorlage (Template) vorzunehmen. Über eine Weboberfläche können die Nutzer mittels Editor auf die Druckvorlagen zugreifen und direkt Individualisierungen und Personalisierungen vornehmen. Diese Technologie kann ausschließlich für Druckstücke (wie Broschüren, Flyer, Plakate usw.) eingesetzt werden, wo eine druckfertige PDF für die Produktion benötigt wird. Über angebundene Dienstleister (Druckereien) kann die fertige Druck-PDF automatisiert an den Dienstleister weitergeleitet werden.
Über Web-to-Print-Systeme können ausschließlich Druckstücke erstellt werden. Beispiele sind Visitenkarten, Flyer, Broschüren, Plakate, Mailings, Werbemittel, POS-Material etc.
Ein Web-to-Print-System eignet sich für Unternehmen, die ihre Produktion von standardisierten Marketingmaßnahmen automatisieren wollen. Dabei kommt es nicht auf eine spezielle Mitarbeiteranzahl an, sondern wie viele Artikel pro Monat produziert werden und ob diese standardisiert werden können.
Das Kostenmodell basiert auf der Anzahl der User im Unternehmen. Im Preis ist das Hosting, die Wartung und die Weiterentwicklung des Systems inkludiert (Software-as-a-Service). Schicken Sie uns gerne eine Kontaktanfrage und wir lassen Ihnen unsere Preisliste zukommen.
Das Basissystem des Web-to-Print-Systems ist innerhalb von 48 Stunden einsatzbereit. Anschließend können noch individuelle Schnittstellen (z.B. Mediendatenbank, CRM etc.) programmiert oder Zusatzentwicklungen vorgenommen werden. Anschließend kann der Kunde die Pflege der Artikel und Vorlagen eigenständig in der Plattform vornehmen.
Durch den Einsatz einer Wirtschaftlichkeitsberechnung können Sie bewerten, welche Kosten Sie, gegenüber eines manuellen Prozesses, sparen. Nutzen Sie dafür gerne unser Whitepaper, das Sie kostenlos herunterladen können. Wir unterstützen wir Sie auch bei der Berechnung - nehmen Sie dazu gerne Kontakt mit uns auf.
Ein Web-to-Print-System ist eine Plattform, die sich ausschließlich auf die Erstellung und Produktion von Print-Medien konzentriert. Dadurch liegt der Fokus auf der Erstellung von Geschäftsdrucksachen, POS-Werbematerial oder Werbeartikeln. Bei einem Marketingportal können Marketing- und Werbemaßnahmen für beliebige Kanäle erstellt und gebucht werden. Egal ob es sich um Online-, Social Media-Video- oder Out-of-Home-Marketing (klassisch und digital) handelt.
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