Die Suche nach dem richtigen Web-to-Print-System

Auch wenn aktuelle Marketing Trends meist nur vor Social Media, Google und SEO sprechen, sieht der Alltag der meisten Unternehmen ganz anders aus. Digitale Werbemittel werden zwar immer weiter implementiert, die gedruckten verschwinden jedoch nicht von der Bildfläche. Flyer, Visitenkarten oder Broschüren stellen auch heute noch einen sehr wichtigen Informationsträger dar, welcher den Kunden in die Hand und mit nach Hause gegeben werden kann und somit langfristig an das Unternehmen erinnert. Diese Drucksachen zu erstellen und zu produzieren ist jedoch vergleichsweise aufwendig und vor allem für Unternehmen mit vielen verschiedenen Vertriebs- und Absatzpartnern eine Herausforderung. Um eine einheitliche, aber individuell an die Kunden angepasste Drucksachen für jeden Vertriebspartner möglich zu machen, setzen Unternehmen meist auf ein Web-to-Print System. Diese Shop-Software bietet digital die Möglichkeit das Bearbeiten und Erstellen der Werbemittel zu vereinfachen und transparent abzuwickeln. So kann eine gleichbleibend hohe Qualität der einzelnen lokalen Werbemaßnahmen garantiert werden. In einem Web-to-Print-Portal werden die werberelevanten Daten zentral verarbeitet und die Produktion direkt und einfach abgewickelt, somit geschieht der komplette Entstehungsprozess in einem zentralen Shopsystem.

Funktionen eines Web-to-Print Portals

Ein Web-to-Print-Portal bietet vielseitige Funktionen, die den Workflow im lokalen Marketing deutlich vereinfachen können. Hierbei werden vom Unternehmen zentrale Templates (digital bearbeitbare Vorlagen) für das Marketing erstellt, um diese im Shopsystem für die Vertriebspartner freizugeben. Diese können das Material für ihr lokales Marketing nun digital mit ihren persönlichen Kontaktdaten befüllen und für die lokalen Kunden anpassen, wodurch individuelle Drucksachen entstehen, welche trotz der Anpassungen alle Vorgaben zum allgemeinen Corporate Design des Unternehmens erfüllen. Durch das direkte Erstellen von Drucksachen innerhalb des Web-to-Print-Portals, können die Produkte unmittelbar an externe Dienstleister und Druckereien weitergeleitet und der Druck durchgeführt werden. Diese Verknüpfung zu den eigenen Dienstleistern ermöglicht eine besonders schnelle und effektive Arbeitsweise in der Produktion der Print Lösungen. Neben der Bearbeitung von Werbemitteln bietet eine Web to Print Shop Software, durch integrierte CRM- und DAM-Systeme, die Möglichkeit einfach auf alle benötigten Daten und Medien zuzugreifen und den Workflow der Produktion zudem zu verbessern. Um sicherzugehen, dass alle Änderungen den Vorstellungen und dem Design des zentralen Marketings entsprechen, können zusätzliche Freigabeflows integriert werden. Jedes Unternehmen entscheidet, ob die erstellten Werbemittel im Web-to-Print Shop noch mal kontrolliert und freigegeben werden sollen, oder ob diese direkt nach der Bestellung produziert werden können. Neben den Freigaben durch die Zentrale erhalten die einzelnen Vertriebspartner die Möglichkeit ihre Produkte, durch Vorschaufunktionen und den Check von Druckdateien, digital auf Korrektheit und das gewünschte Design zu überprüfen. Um die Freigaben möglichst schnell und effektiv zu gestalten, sind diese Shops webbasiert und können somit online und standortunabhängig genutzt werden.

Die richtige Web-to-Print-Shopsoftware finden

Um nun die richtige Web-to-Print-Shopsoftware auszuwählen, gilt es verschiedene Systeme genau unter die Lupe zu nehmen und sich über die eigenen Anforderungen klar zu werden. Dies funktioniert am besten, indem der komplette Prozess der Erstellung von Werbemitteln im lokalen Marketing in Teilschritte aufgebrochen wird und diese genauer untersucht werden. Idealerweise kann dies mit einer begleitenden Prozesskostenrechnung verbunden werden, um genau zu sehen, an welchen Stellen das Web-to-Print System nicht nur in Bezug auf die aufgewendete Zeit, sondern auch finanziell unterstützen kann. (Weitere Informationen zur Prozesskostenrechnung finden Sie hier.)

Durch diese ausführliche Analyse der eigenen Abläufe und Wünsche ergeben sich die Anforderungen, welche das Web to Print Portal erfüllen soll und anhand welcher die verschiedenen Anbieter bewertet und ausgewählt werden können. Hierfür kann auch eine Checkliste zur Auswahl eines Web-to-Print-Systems verwendet werden (hier). Um sicherzugehen, dass die richtige Wahl getroffen wird, empfiehlt es sich zudem, das ausgewählte Web-to-Print-System zu testen und die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten. Viele Vertriebspartner werden dieses Shopsystem nutzen und sollten es im Idealfall, ohne langwierige Schulungssituationen, intuitiv bedienen können. Neben der Benutzeroberfläche gilt es zudem auch die Systemstruktur zu analysieren. Hierbei sind vor allem Web-to-Print Shops mit einer offenen Systemstruktur zu empfehlen, da somit Dienstleister und weitere Systeme (wie z.B. DAM, CRM, etc.) ohne Probleme integriert werden können. Ein weiterer Vorteil ist es, ein Web-to-Print System zu wählen, welches in Zukunft um weitere Funktionen erweitert werden kann, so kann schrittweise mehr in das System investiert werden, sobald sich erste positive Effekte erkennen lassen. Auch Shops, die online aufgerufen werden können, bieten in vielen Fällen flexiblere Lösungen für das lokale Marketing der Vertriebspartner. Generell jedoch ist die Wahl des richtigen Web to Print Portals abhängig von der Struktur, der Arbeitsweise und den Marketingaktivitäten des eigenen Unternehmens und der lokalen Vertriebspartner.

Interessieren Sie sich auch für eine Web to Print Software? Sprechen Sie gerne mit uns und nehmen Sie Kontakt auf.